CIO讨论：IT项目管控依赖/独立于PPM软件

作者：Kristen Caretta   译者：木易   来源：TechTarget中国

【TechTarget中国原创】中型企业如何进行IT项目管控，其中又有多少企业使用了项目组合管理（project and portfolio management，PPM）软件？

　　针对这些问题，我们最近对读者进行了一次关于IT管控和PPM的全面调查。结果显示：在许多中型企业里项目管控是一种非正式的流程。在236份调查反馈（企业规模在100到1000人之间）中，大约有一半的中型企业具有IT管控执行委员会（36％）或者项目管理办公室（PMO）（22%）来根据业务需求对项目进行排序和协调。

　　大约17%的受访企业使用了PPM软件，其中三分之二的刚使用不到3年。

　　调查同时显示PPM的成熟度以及使用与否并非关键所在 –而是当前的管控架构决定了一个企业在以下方面是否成功：IT项目效率、客户满意度和项目完成度。

　　没有PPM软件的IT管控

　　比如，Exclusive Resorts LLC公司是成立于2002年的高级目的地俱乐部（一种新型旅游产业），拥有200名员工，一直采用敏捷软件开发方法，需要经常性地进行代码审查和更新，因而对整个项目管理流程有较高要求，但是并没有使用PPM软件。

　　不过，Exclusive Resorts LLC的确设有项目管理办公室进行项目管理，同时还有由所有C级高层组成的技术咨询委员会，每月举行一次例会。

　　技术咨询委员会由7个高管组成，对所有项目计划具有最后的话语权。高级技术副总裁Charles Livingston表示：委员会采取圆桌会议的方式来分析目标项目的收益，以期获得最大的投资收益率。

　　这种方法虽然直接高效，但是也不是没有缺点。Livingston认为：“我们都具有很强的个性，很难控制一个人对其自身项目的过分坚持。”

　　Livingston介绍说，为了解决这个问题并保证更加客观的决策，从一开始就规定了每个项目代表必须提供量化的项目收益分析。

　　Livingston认为：“通过这样细致的分析，加上‘这会每个月为我们节省或带来X美元’的论断，可以为其他人提供对项目更清晰的了解。在没有可供人审查的事实和预估时，你无法向其他人宣称项目是最好的。”

　　Livingston对每个项目都进行严格的审查并且要考虑与其他项目的关系，他说：“我一般都会考虑是否我们开始某个项目会导致其他项目无法进行，因此必须考察所有的方面，包括分段的计划，然后权衡风险和收益。”

　　Livingston曾经调研了PPM软件工具，但是他发现“它们对于我们来说太过昂贵了。对于我们来说，目前已有的工具足以满足需求。”Livingston所说的这些工具包括Excel电子表格、记分卡和ScrumMaster项目仪表板。

　　逐渐成熟中的IT项目管控：基于PPM软件实现

　　相较于Exclusive Resorts公司，密歇根州的奥克兰郡拥有更加健壮的PPM管控架构，包括由主要部门的代表组成的4个领导小组。该郡于1996年开始就使用了PPM软件，在全部IT预算中有1.5%用于支持项目管理。

　　首席信息官Phil Bertolini认为：更加成熟的PPM流程意味着原先与诸如文化滞后、领导力缺失等管理结构相关联的障碍不复存在了。在当前这个阶段，Bertolini在很多地方进行了小的修正，甚至直接去掉了一些流程，比如IT运营部门要求在一个项目实际展开之前举行会议以获得正式的确认（即使这个项目已经得到了批准）。Bertolini认为：“现在我们都因此而轻松许多了。”

　　在1990年代中期情况不是这样的。Bertonlini说他记得当时整天忙于处理大量积压的IT事项。“当时没有办法对这些事情进行管理 – 我们无法真正地掌控这些项目，后来PPM软件做到了这一点。”

　　尽管他手头的CA公司Clarity软件工作正常，Bertolini还是提醒其他公司在使用PPM软件前要首先理解它，他认为：“每个PPM软件都有不同的功能，如果你正在寻找PPM软件，必须先明确自己预期的目的，同时把PPM软件看作一种促成变革的途径。”

　　IT项目管控的要点

　　Steve Romero是CA公司的IT管控布道官（evangelist，IT公司中常设的技术宣讲和推广职务），他认为对于企业来说确定IT管控的目标比之如何划分IT管控委员会更加重要。

　　Romero表示：“这也许有点陈词滥调了，但是确实是个原则问题。有两个标准来衡量IT的成功：我们是否做了正确的事情以及我们是否正确的做了事情？”

　　Romero还认为一个项目在获得批准之后应该马上进行评估，这一点常常被很多管理委员会所忽略：“通常在项目获批之后就是关于如何推进以及是否完成的议题，而其实最需要尽快审视的是这个决策的正确性。”

　　对于PPM软件本身，Romero指出“最好的PPM软件应该具有极高的弹性，这样才能适应企业的成长和变化。虽然不能指望一个工具就带来天翻地覆的变化，但是其至少应该能适应多变的环境。”

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