项目经理是沟通渠道中最重要的一环，而在沟通过程中，项目经理最重要的任务是传达信息。传达信息的方式有多种，通常，项目经理更希望面对面的沟通，这有利于信息的及时、正确的接受。在项目经理的工作中，演讲是必不可少的一项沟通活动。这里的演讲并非一般意义上的宣讲会，它包括了作报告、主持会议、面向干系人的信息传达等等。Scott Berkun(Microsoft Engineering Group PM)说：“一名演讲者不一定是一位项目经理，但项目经理一定是一位好的演讲者”。
在我们从事项目沟通工作的时候，往往一次短暂的会议，或一个收集需求的头脑风暴，抑或是面向发起人和高层的定期状态报告，无不体现着演讲艺术的重要性。演讲是项目沟通工作中的一个小的组成部分，但却不是一个简单的过程，它不仅仅是清晰的表达和回馈的记录，整个演讲过程，本身就是一项项目活动。它有前期准备、启动、进展、控制和收尾过程，任何一个环节出问题，往往会导致信息传达或收集的不完整，或者影响到项目经理自身发展。更重要的，一次演讲不仅会影响到干系人对项目经理和项目本身的看法，也是项目经理提高自我控制力的学习过程。
新上任的项目经理，或是这个行业的新手，在面对演讲这个众人场合时，或多或少会存在恐惧心理。在Scott Berkun的畅销书《Confessions of a public speaker》中，作者列举了人们所害怕的事情，其中排在第一位的竟是当众演讲。这是因为人类大脑在满足独自站立、身处空旷处(如演讲台)和众人注视下的时候，会自然产生恐惧感，神经系统导致你这个时候容易语无伦次和思路不清晰。无疑，这对于需要正确引导信息的项目来说，是很危险的。信息传达不明确、需求收集不完整、风险评估不准确、项目状态不明晰...你可以想到一切导致项目出现挫折的后果，虽然它不一定导致项目失败，不过在沟通的重要性面前，项目的风险大大增加。结合我自己的体会，如果信息传递不准确，项目的状态是逐渐走向衰落的。
每个项目经理都需要了解演讲的艺术，并把它运用到实际的工作中。那么，在演讲过程中，项目经理如何做到游刃有余呢？这么几个关键词或许对你有帮助：准备充足，找对路线，临场应对，演讲行为学。
前期准备
首先，至少你要知道你演讲的议题是什么，你的受众群体是谁，你的可控时间是多少，你有多少信息想要传达，你自己想得到什么。前期准备对于一次成功的演讲是最重要的，做不到知己知彼，往往导致演讲受挫。大多数时候，项目经理面对当众演讲时所产生的恐惧心理，是由于前提准备不够充分导致。在演讲前的一小时，你需要告诉你自己：我已经准备好了一切。
· 你需要完全了解你的议题，你该讲什么，该忽略什么，这个议题的重要性(因为它影响到演讲的时间)
· 你需要面对谁演讲：干系人是高层、客户还是实施团队。受众群体的敏感性是什么：站在对方角度，考虑他想从你的演讲中得到什么。你对观众的熟悉程度: 如果你和他们很熟悉，你的演讲空间就会很大，如果你仅仅是了解对方，保持谨慎的演讲氛围，如果你完全不了解其中大部分人，遵守流程和制度是比较聪明的选择。
· 你的可控时间是多少？你需要避免喋喋不休，避免不自然和一本正经。如果你僵硬的做演讲，你的听众会觉得你在耽误时间。
· 你有多少信息要传达，你想得到什么？你需要了解你想要传授的信息量。如果是项目状态报告，干系人是高层和客户，请尽量压缩具体的复杂的信息，重点放在数字、结果而不是过程。演讲中你有得到反馈的时间，你需要准备好你想得到的信息，在演讲后的Q&A时间里收集并整理。
· 辅助材料。你是否需要一个PPT？或者仅仅是一些表格？还是你只需要一只签字笔在白板上陈述？这和你的演讲题目的正式程度有关。高层喜欢看控制图和进度表，客户喜欢看demo和界面UI，而面对team review，可能一支笔就够了。另外，需要注意的是，辅助材料容易影响到演讲的成败，因为在行为学中，听和看之间，人往往喜欢看，而不是听。
· 如果可以，你甚至可以自己模拟一次演讲的过程。
找对路线
一个好的演讲场所能激发受众群体和你自己的创造性，而不利的演讲场所可能会让所有人感到尴尬。另外，你在演讲前的场所的布置上，也需要做一些工作：
· 如果你是面向客户的一次状态报告会议，一间干净、明亮和宽敞的会议室或是一个好的选择；如果你在和你的研发团队做phase review，紧凑、相对集中的位置更能保证团队的凝聚力，同时别忘了白板和签字笔；如果演讲的受众是高层，尽量把位置安排的正式，保留一定空隙，这时候你的演讲不需要走来走去，而是需要保证任何人都能够清晰的听到你的陈述，并做出反馈。
· 请关注你的听众的人数，或者大致人数，从而预估演讲过程中的“噪音”。
· 请提前达到演讲场所，并测试演讲设备(投影仪，耳机或音响)。提前到达的另一个好处是，你可以坐在观众的位置看看你将要站立的位置，从而感觉是不是合适。
· 演讲前，尽量能和观众有所交流，以拉近距离。
临场应对
你可能得到听众的批评、职责和嘲笑；你可能会觉得自己说的别人都不能理解；你也许会发现自己的演讲仅仅是别人的催眠过程。在这些时候，你需要做的，就是演讲过程中的控制力:
· 你需要明确你的立场，并让你的陈述尽量简单明了。一语中的是一个不容易达到的境界，不过你可以通过前期的准备，把观点和信息尽可能的压缩。记住，唠叨和反复一个问题是任何人都不想听到的。
· 语言的艺术。尽量少说“No”、“I'm not sure”、“Maybe”这类词，相反你应该多试试定语和形容词，或者明确坚定的词汇，比如某个时间达到某个程度、是或否等等。你可以用比拟的方式，来减轻一个严肃问题的严肃程度(不过当你需要传达给高层或客户一个准确的信息时，切不可含糊和随意); 当你面对一个尖刻的问题，如高层针对“为什么项目进度延期”的问题而质疑时，你需要准确的陈述原因并且表述应对措施(其实高层往往不在意原因，而在意解决的力度，不过这并不是你不表述原因的理由)
· 转移的价值。演讲的过程中，被人打断是一个正常的现象，但这个时候往往会让你的思绪断路，抑或你面对问题应接不暇。你需要控制这种情况，你可以有选择的转移，比如“这个问题在之后会讲”。
· 互动。无论你的观众是高层也好，客户也好，但你是演讲者，你就是主角。你需要在演讲过程中给与观众接受信息的时间和提问的时间
· 尽早结束。一次演讲就是一个项目，都需要尽早结束。拖的太久往往造成不可控制和信息混乱。
演讲行为学
你需要明白一点，你的演讲不能带来紧张的气氛，或者说你不应该引导你的演讲走向紧张气氛，这会使演讲搞砸。项目管理中的演讲不一定要生动有趣，但不意味着死板，你可能需要一些肢体语言，不过不是手舞足蹈；微笑和善意的解释，比生硬的语气更有利。听起来简单，做到并不容易，因为拥有技术背景的项目经理更多，认真和尖刻是这些人的代名词。你不一定要圆滑，但至少你不能一板一眼的说某一点。
· 面向高层的演讲，你应该多训练清晰的表达和准确性的程度，你还需要了解在合适的时间做合适陈述，比如当项目进度落后或超支时，带有愧疚感的态度不是你应该有的，合理的方式是提供自信的建议和意见。
· 如果你的观众是客户，你该小心自己的语气，分清立场的同时，你应该关注客户微妙的表情。客户往往很关注项目本身而不是你的一大套无用的废话。如果他喜欢听你讲，尽量站立有利于双方的角度分析问题；如果他不愿意听你讲太多，提供你的意见和一个谨慎的答复(而不是承诺)，然后迅速解决话题。
· Team间的演讲，你应该以引导为主，充分发挥团队的智慧。你说的不一定要多，多提些有建设性的问题出来更好。
大致结合自己的体会和想法写了一些自认有价值的点，但这些绝不足以让你在任何演讲场合都游刃有余。由于项目经理工作的特殊性，故项目经理的演讲也具备了准确、具体、精炼扼要的特点。其实你可以把上述的每一点同样运用于项目经理日常的沟通，而并不一定是正式的演讲，但显然，在演讲的场合，这些更显的重要。可能你觉得一次演讲仅是项目中的一件微不足道的事，不过它的确能逐渐的影响你的项目和你个人的发展。从每一个细节入手，才是体现项目经理价值之处
作者：陈祖峰 文章来源：项目管理沙龙[ /viewthread.php?tid=6428&extra=page=3]viewthread.php?tid=6428&extra=page=[/url][ /viewthread.php?tid=6428&extra=page=3]3[/url]
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alex
发表于 2012-10-27 21:19:30
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