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小心地雷！更换IT服务时的合同谈判要点
作者：Stephen J. Bigelow 译者：张申佳 来源：TechTarget中国
【TechTarget中国原创】换个技术服务供应商看上去很简单，但是如果一家供应商满足以下几点：价格贵、不负责任或工作做不好等，作为客户的你就有权力终止合同或者拒绝续约，并使用一家新的供应商。不幸的是，更换供应商这件事对于那些比较依赖服务商或是经销商的企业来说恐怕会是一件令人头疼的事情。所以在本文中，我会提示你一些更换供应商时存在的陷阱，并分析IT供应商合同谈判中对于未来的考虑，以及是否你真的需要更换技术服务供应商。
更换技术服务供应商要经历阵痛
大部分企业一般不会更换他们的技术服务供应商。在美国Garter’s ITxpo某一次圆桌会议中，Gartner Inc.研究部副主席，Helen Huntley说，在服务合同到期前，54%的企业会选择同现有的供应商续签合约（通常会探讨新的条款）。另外17%的企业会进行招标，但是仍然回到现有供应商的怀抱。那就相当于71%的企业会继续使用现有技术服务供应商。仅有20%的企业会在招标中选择新的供应商。
导致一面倒的主要原因是在更换供应商期间，那些可以预料到的恐惧，不确定性和疑惑会不断困扰企业的CTO和IT管理员们。风险规避是阻止更换供应商的一个主要原因，因为从一个供应商更换至另一家供应商的过渡期阶段可能会产生混乱。新的供应商是一个未知数，即使仔细的询问和调查也无法保证这家新供应商所能够提供的服务能力和质量。许多企业都不得不去容忍当前供应商的一部分缺点和不足，因为大家相处一段时间之后所有的缺点早已 ，并且企业已经能够找到一种方法去容忍。这就意味着相比新的供应商，你与现有的供应商进行合同谈判会变得更频繁。不必过于担心，基本概念还是一样的。
准备一份IT供应商的合同
该是讨论合同的时候了。如果是续约，那只需讨论和回顾一下现有IT供应商的合同。如果是引进一家新的IT供应商，那就要涉及到性价比更高的服务或产品来节约成本，扩展现有供应商无法提供的服务或产品的范围等。无论哪种方式，作为客户的你都需要同供应商坐下来就合同详谈，这是避免陷阱的唯一道路。如果将它遗留下来而不去定义清晰，那就会掉入供应商的陷阱或将你的业务缺点 。以下是针对你下次合同谈判时需要考虑的几点内容：
审查项目协议和解约条款。大部分技术服务供应商的合同会包含一行合同解除条款，目的是允许双方在某些特定的情况下终止合同，如甲方无法支付或乙方无法交付产品或服务等。你必须审查这些解约条款并确认理解其含义。如果你觉得这里有隐藏的风险，那你就要在里面加一些业务原因导致的退出选项来保留回旋的余地。
更重要的一点是，往前迈出一步，学会审查如何会发生终止条款的原因。Huntley把这个称作“纠葛避免条款”。最具破坏性的事情是在当前供应商有序提供服务的时候，在没有任何指引下解除合同。比如，这家供应商被要求归还所有你提供给他们的文档。除此之外，为了过渡期的平稳交接而所需的额外文档也有可能需要旧的供应商提供。需要定义时间节点--可能在被通知后15天至30天之内。
记住当一个合同被迫终止或逾期时，从旧的供应商到新的供应商有一个过渡期阶段。所以额外的条款需要包含一点：允许在与旧供应商的技术支持和专家合同终止后，还保持一段时间的交流通畅。既然你已经没有合同在身了，这种服务一般会同意按照小时来计费。可能还会需要一些按照你的特殊业务需求而定制的条款和条件，所以在更换新的IT供应商或开始和新技术服务供应商商谈之前需要仔细考虑。
定义哪些需要被遗留或是返还。业务系统必须是全天二十四小时运行的，所以需要考虑如何处理那些重要的资产和关键的业务系统。比如，如果你的供应商会占用一部分你的资产，确保在合同终止后将这些资产如数收回。如果供应商为你的资产进行了投资（比如重新包装或进行升级等），你可能就需要为收回它而支付一部分费用。
以上的规则同样适用于知识产权和使用产权，例如软件许可证。总体而言，考虑到你的技术服务供应商对你的业务，用户和客户的了解程度。一家合格的供应商需要去了解这些内部消息从而提供高质量的服务。这不仅仅代表那些你提供并能够索回的文件或实物；还有从你这里学习和收集的商业信息与知识产权。需要好好考虑如何解决这种问题，以及如何将这些东西转移到你的新供应商那里。另一个例子，如果这家供应商为你的业务提供软件，确保在合同结束后，明确谁将拥有软件许可证产权。毕竟你和你的新供应商都需要操纵这个软件来运行你的业务系统。
仔细审核雇佣条款和其他的人员条款。许多技术服务供应商麾下的技术专家是通过签订合同的方式提供服务。合同经常会包含雇佣限制，比如不允许你直接或间接雇佣这些技术人员。这是为了保护供应商，防止客户挖墙角而设立的。如果新供应商使用的是同一批技术人员，这条雇佣限制条款可能会使你陷入僵局--即使合同终止，雇佣限制仍然有效。
还需要考虑到那位直接关联企业客户与技术服务供应商的关键人物--供应商的客户经理。某些企业会增加人员条款来确保关键或者某主要技术人员能够在合同终止后的一段时间内持续提供服务。这并不是指具体的某个人，而是这样一个角色。确保在过渡期间，关键角色依然可用，如旧供应商无法轻易将关键人物撤离这个项目，或是为了敷衍而提供一个对项目了解甚少的人。再次申明，所有努力都为了一个目标，就是尽可能让过渡期平稳度过。
衡量更换技术服务供应商的成本。更换供应商并不是免费的，所以考虑成本和提前计划合适的预算是非常重要的。Huntley列出了一系列容易理解的直接成本，包括提前终止费用，买回资产的成本，以及在过渡阶段，需要为两家供应商并行工作时的场地费用。
同时，Huntley也提出许多间接成本，包括对业务中断，影响生产力，计划之外的许可证购买费用，替换现有供应商提供的工具甚至是流程的成本。那些你在合同谈判阶段没有想到或未达成一致的协议就有可能花费你额外的费用。
同法律团队进行深入沟通。一份IT供应商合同是具有法律约束的文书。在合同谈判期间往往存在一个不可避免的问题：IT人员不是律师，同样律师也不懂IT，所以无法同时从两个角度来看问题。一般的建议就是合同需要以下人员同时讨论和复查，包括精通合同法的人员和理解业务对IT需求的人员。某些情况下，沟通会在IT和法律部门之间进行紧密地进行。其他情况下，一家企业会雇佣一位具备强大IT背景的人员专门对付这种类型的谈判。
将业务中断降至最低
终止一份供应商合同需要考虑一堆重要的事项，而此篇讲到的几点仅仅是冰山一角。本文的目标绝不仅仅是与一家技术服务供应商斩断关系，而是需要去考虑当那天真正来临时，如何来结束这个关系。将那些条款拿出来进行讨论并不代表供应商有多差或是你对他们没有一点信心。这表示你在保护你业务的可用性以及简化将来向另一家供应商过渡的流程。
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