这份文件是关于某组织IT服务管理体系中的知识管理流程手册,文件编号和版本为1.0。它详细阐述了知识管理流程的目标、范围、术语定义、角色职责、输入输出、流程描述、管理原则以及与其他流程的关系,还包括关键绩效指标和相关文件记录。
1. 目标与范围: - 目标是规范知识管理流程的相关策略及活动,确保流程的执行质量和有效性。 - 范围适用于该组织的IT服务知识管理。
2.术语定义: - 定义了关键术语,如事件、临时措施、知识管理、知识库等,为理解文档提供基础。
3. 角色和职责: - 明确了知识贡献人、知识流程负责人、知识经理、知识管理员和知识评审小组的角色和职责,确保知识管理流程的顺利执行。
4. 输入与输出: - 输入包括知识条目和知识评价,来源于事件管理、问题管理等流程。 - 输出包括知识记录和审计记录,用于流程内部。
5. 流程描述: - 描述了管理定义,包括知识类别、知识条目信息项、知识来源和知识状态。 - 详细说明了知识管理的总体原则、条目录入原则、评审原则、查阅及编辑权限原则、定期培训原则和更新维护原则。
6. 管理流程: - 流程分为识别录入与预审、知识终审与发布两个子流程。 - 详细步骤包括创建候选知识条目、判断是否合并、预审、终审、发布等。
7. 与其他流程的关系: - 描述了知识管理流程与问题管理、事件管理、变更/发布管理、配置管理等流程的关系。
8. 关键绩效指标: - 包括新增知识总数、修改知识总数、审计知识数量/比率、错误知识/比率等,用于衡量知识管理流程的绩效。
9. 相关文件和记录: - 列出了知识记录等相关资料和记录,由知识经理负责。
文件首先强调了知识管理的重要性,即通过收集、分析、保存和共享组织内部的知识和信息来提高效率。知识库被定义为包含服务知识管理系统使用数据的逻辑数据库。文档中详细列出了知识管理流程中涉及的角色和他们的职责,如知识贡献人负责贡献和更新知识条目,知识流程负责人负责批准和发布流程,而知识经理则负责创建知识库中知识条目的分类结构并维护。
文档中还详细描述了知识条目的信息项,包括知识编号、状态、登记时间、提交人、来源、类别、标题、问题描述、解决方案描述、关键词、关联单号、更新日志、修订意见和附件等。这些信息项确保了知识记录能够获取必要的信息,以满足知识收集、处理和共享的需要。
在管理原则部分,文档规定了知识管理的总体原则,如知识库的开放对象、问题和事件管理中发现的解决方案应录入知识库等。同时,还规定了知识条目的录入原则,包括格式、模板修订周期、分类和关键词提炼原则。
文档中的流程描述详细说明了从识别录入到预审,再到终审和发布的整个流程。每个步骤都有明确的责任人和说明,确保了流程的清晰性和可执行性。例如,知识贡献人创建候选知识条目,知识管理员进行预审,知识评审小组进行终审,最后由知识管理员发布通过终审的知识条目。
文档还提到了与其他流程的关系,如问题管理、事件管理、变更/发布管理和配置管理,这些流程与知识管理流程相互协作,共同提升IT服务管理的效率和质量。通过这些流程的相互作用,组织能够更好地管理和利用知识资产,提高服务水平和解决问题的能力。
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