项目管理中的信息管理
项目管理中的信息管理原作者:靳春光 向佳 昌莉 常程
Information Management of Project Management
Jin Chunguang , Xiang Jia, Chang Li, Chang Cheng,
Legend Consumer PC Business, Beijing ,100085
ABSTRACT
Software is critical for implementing Project Management. Given the commonness of PM Software, many of them are hard to fit the special needs of Enterprise. By merging between PM software and information system of Enterprise, a method which on how to increase the construction of Enterprises’ PM platform based on their existing information architecture is presented in this paper.
Keywords
Project Management; Legend; Product Data Management; Document Management
摘 要：项目管理软件平台对成功实施项目管理体系起着重要作用。现有的项目管理软件由于本身功能的通用性，导致不能满足企业特有的需求。本文讨论如何在现有的信息化基础上，通过对项目管理软件与企业内部信息系统进行整合的方法，达到加快项目管理平台的建设的目的。
关键词：项目管理，联想，产品数据管理，文档管理
1 引言
项目管理的各项工作总是与项目的生命周期相联系的，然而许多工作并不是局限于项目生命周期的某个阶段，而是跨两个以上的项目阶段，甚至是贯穿项目生命周期的全过程，在项目实施过程中，沟通是重要的，如何管理项目中的信息，以及如何把有效的信息传播和共享给项目的成员是必须的、是关键的，因此有效的项目管理平台是企业实施项目管理成功的基础。
项目管理是一个持续改进的过程，企业在项目开发的实践中需要不断地积累，设计出符合自身特点的项目管理模式。但在企业建立项目管理平台过程中，很多企业想要一气呵成，希望项目管理平台能满足自己诸多方面的愿望，但在实施的过程中，却发现不能满足自身特定的需求。因此如何使项目管理平台定制化，是很多企业面临的问题。像联想这样有一定的信息化基础的企业，本身的信息化需求很大，又希望项目管理能快速的加强企业的竞争力。因而在实施项目管理的过程中，项目管理平台就需要充分的利用现有的信息化基础，以某一项目管理软件为核心，与其他信息系统进行整合，实现数据的无缝连接，优势互补，发挥网络通信技术优势，建立有自己特点的项目管理信息门户。
2 项目信息管理的发展历程
项目管理过程总是伴随着信息处理过程。对大型工程建设项目，随着项目的启动，规划，实施等项目生命周期的展开，项目的文件、报告、合同、照片、图纸、录像等各种各类纸介质信息会不断产生，项目信息管理的效率和成本直接影响其他项目管理工作的效率、质量、成本。因此，如何有效、有序、有组织的对项目全过程的纸介质信息资源进行管理，是现代项目管理的重要环节。
20世纪中叶，美国大型国防军工项目对信息处理的需求直接催生了电子计算机技术，以计算机为基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，直接拉动了项目管理作为一门学科和专业的发展。世纪之交，因特网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通信技术为核心的现代信息管理科技的迅猛发展，又为大型项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念，技术支撑平台和全面解决方案。项目管理信息系统未来的发展方向将从数据库管理向信息共享方面发展。
3 项目管理软件的基本功能
项目管理技术的发展与计算机技术的发展密不可分，随着计算机性能的迅速提高，大量的项目管理软件涌现出来。它们可以用于各种商业活动，提供便于操作的图形界面，帮助用户制定任务、管理资源、进行成本预算、跟踪项目进度等。
目前市场上的项目管理软件具备的主要功能：成本预算和控制；制定计划、资源管理及排定任务日程；监督和跟踪项目；报表、报告生成；方便的资料交换手段，从其他应用程序中获取资料，通过电子邮件发送项目信息；处理多个项目和子项目；排序和筛选项目信息；安全性；假设分析，风险评估。
4 联想的项目管理信息化应用
4.1 目前联想的信息化基础设施
可看出在消费电脑事业部深入开展项目管理之前，已经具备了基本的信息化基础，并且在企业的各个环节实施不同的管理系统。
4.2 项目管理软件以及相关信息系统的拓展应用
消费电脑事业部根据自身的项目管理需求，结合事业部的特点，希望建立自己的项目管理平台并达到如下目标：
（1）以现有的计算机网络系统（Network）为基础，建立内部的INTRANET项目管理系统。
（2）实现内部人员的信息沟通系统(Communication)。
（3）电子文档管理系统(Document)，对图纸、文件、资料等文档，采用集中管理的方式，进行有序地组织，实现充分的共享和重复使用。
（4）建立项目数据管理系统(Data)：对与项目有关的数据和与数据有关的过程，进行有效地管理。
（5）建立与其他数据库之间的通信接口，尤其是与notes邮件数据库的连接。
在这些目标的指导下，具体实施如下：
引入了MS PROJECT2000作为核心的项目管理软件，并根据业务使用的需求，建立了MS PROJECT CENTRAL的信息门户，并以此为基础拓展相关的信息支持系统。
（1）使用MS PROJECT CENTRAL建立项目计划信息共享门户，使工程师、经理随时看到与自己相关的任务信息，并通过建立状态报告，达到了解工程师各自工作完成情况。
（2）利用研发内部网站、电子公告板等共享信息系统，提供有效的信息沟通途径。
（3）据项目计划，建立动态提醒机制。
（4）利用现有的基于DOMINO NOTES的公文流转系统，实现通过IE浏览器访问项目文档功能。
（5）建立数据记录体现变更控制记录，项目文档记录。
（6）BUGLIST控制。
经过一年多的实施，基本上达到了预期的目标。
4.3 应用的优点
网络技术给我们的项目组织带来了如下的影响：
? 充分利用因特网的优势，使工程师通过浏览器就能访问到他所需要的数据，减少信息壁垒。
? 使得信息和硬件资源趋于共享。
? 网络技术帮助项目小组或者商务进程提高工作效率，而不是仅仅针对个人。
? 由于项目组织趋向于选择网络化的计算机系统，因为这将大大降低成本。
网络能把项目或者商务进程中的所有人方便的连接在一起工作，并且可以更加有效的管理、跟踪、评价工作进程。由于网络技术强大的管理协调能力，项目组织可以承担更大的项目，那些包括更多的地点、人员或者装备的项目，从而使得网络化的项目管理概念在联想消费电脑事业部深入人心。
4.4 应用的局限
虽然我们在平台应用上取得了一定的成果，但在平台上，我们还缺乏整体统一的软件平台的支撑，而且拥有多个信息平台的企业也因为在更大层次上的信息系统之间壁垒，从而导致了在一定程度限制了项目管理体系提供信息充分性的效力。
（1）文档的进度与项目的进度不一致，关键文档缺乏重视和版本控制，文档作为结束标志的作用体现不够。
（2）大量文档数据庞杂无章，只是有简单的分类，查找比较困难，不能与项目中的活动关联。
（3）文档多处存放在不同的数据系统中，彼此矛盾。
（4）项目中出现的问题和解决方案得不到收集和积累。
（5）项目文档没有严格的流程化处理机制。
5 未来解决的方案
从上面的问题可以看出，我们目前遇到的问题主要是针对文档发生的问题。这是在通常的项目管理软件中没有解决的问题，是需要整合其他应用系统来达到目前的需求。并且从我们目前状况来看，充分利用现有信息化系统是我们最快发展的方向。对于联想将运行的以产品结构为核心的文档管理系统-PDM系统，是我们解决问题最好的结合点
PDM是指产品数据管理，它是集成并管理与产品有关的信息、过程和人与组织的软件。它在文档管理方面的特点如下：
（1）PDM系统是以产品为中心组织数据，以文件夹对象作为组织相关数据的信息包，将围绕同一产品对象的各文档对象按生命周期的不同阶段进行分组。
（2）PDM还可以管理文档的版本资料，也就是信息的生命周期。简单来说，就是跟随着产品的生命周期而传递的任何信息，都可以透过 PDM系统去加以管理。
（3）PDM强调共享的观点，它为不同地点、不同部门的人员营造了一个虚拟协同工作环境，使其可以在同一数字化的产品模型上一起工作。在这种虚拟环境中，PDM远比CAD和工程技术群体的文件管理器的功能强大得多。
由于PDM系统在文档管理方面的优势，因此我们可以结合PDM系统，建立以WBS为核心的文档管理。我们认为它是可行的，这是因为：
（1）在通常的项目管理软件中，我们可以看到项目各项活动的人力使用状况，成本信息，时间计划。WBS提供了事件管理与资源追踪的功能，集成性项目中所须完成的工作以及所须用到的资源都会被记录在WBS之中。因此，WBS是用来监控各设计变更的资源与工作项目。当设计变更在不断地进行时，资源以及工作会不断的被运用与完成，有时也必须对原先设定的设计变更去做修正。然而对于项目中的文档，不能在WBS中体现出来，虽然我们可以把文档的完成设置为一个任务或一个里程碑任务。但我们只能看到文档报告产生最后的结果，但看不到文档版本历史的变更。因此我们需要一种以WBS为核心的文档管理，并通过这种文档管理对项目过程中的变化得到更细致的了解。但文档产生的过程是对应的各自的生命周期，这绝对不是项目管理软件的特长，我们可以利用其它系统的优势，进行整合。
（2）联想集团PDM系统一期目标是：建设以产品结构为核心的文档管理平台。
1）建立产品结构为核心的数据存储和管理体系。
2）实现文档生命周期流转和控制，实现文档版本控制和有效性控制
3）实现产品开发阶段各环节对完整产品数据的无障碍访问
由于PDM按照生命周期的观点组织数据，一方面可以对各种文档对象的性质加以区别，使文档对象和相应的产品对象间关系的语义更具体；另一方面也可以隐含表达各种数据在时间上的生成次序，有利于对产品数据的动态形成过程进行管理。因此PDM系统现有的功能符合我们对项目文档管理的需求。
（3）虽然某些PDM系统有项目管理的功能，但它们在项目管理方面功能比较薄弱。PDM系统中项目管理的主要功能包括：
1）项目的创建、修改、查询、审批、统计等功能。
2）供项目人员组织机构定义和修改。
3）在项目人员组织结构的基础上，实现人员角色指派及其对产品数据操作权限的规定。
如果PDM与流行的项目管理软件包进行接口，还可以获得资源的规划和关键路径报告能力。但到目前为止，项目管理在PDM系统中考虑的还不多，许多PDM系统只能提供工作流程活动的状态信息与过程监控。
（3）由于联想消费电脑事业部的业务特点，是以产品的设计、开发、工程化、物料采购为工作对象的事业部，因此它的项目管理的WBS可以说是产品结构分解（PBS），那么我们就可以充分利用现有的PDM系统的信息，为我们提供必要的支持。这样我们把PDM中的产品结构与项目管理中的WBS相对应，就可以建立以WBS为核心的文档管理，保证了文档生命周期的完整性和历史版本的追溯性。
（4）从现在使用的项目管理软件方面来看，虽然MS Project 2000 提供了*.MPP和*.MPT文件之间相互转换的可能，为二次开发提供了一种方法，但是通过ODBC技术来实现MS Project 2000与其他数据库交换数据，可以达到简单，方便，集成度高的效果。MS Project 2000支持ODBC技术与其他数据库进行连接。同时MS Project 2000 内部提供的VBA也为二次开发提供了方便手段。这样我们可以提供MS PROJECT2000中的项目计划，推动PDM系统中文档的启动时间，从而达到两者之间的无缝连接。
这样通过项目管理软件与PDM的结合，使项目与相关的产品信息得以统一管理，这两者的结合提供了工作分类结构(WBS)、项目文档管理、文档流程化以及资源分配与项目追踪的功能。资源和经过管理后的信息会产生连结，从而产生更进一级的规范化与追踪功能。这种将WBS以及PDM集成的最大效率，就是对产品状态的控制以及对跨项目核准流程的管理，并且保证了严格的流程化的事件处理机制，可以与知识管理结合提供项目规划和优化的经验。
综上所述，在目前PDM系统的文档管理的基础上，通过项目管理软件与PDM的结合，建立以WBS为核心的文档管理可以解决我们前面提到的问题，并可以充分发挥各自软件的优势，保证了信息的通畅，从而能达到加快项目管理体系在企业中快速实施的目的。
6 结论
通过联想消费电脑事业部的应用，以及我们对未来发展的论述。可以总结出未来项目管理软件的发展趋势是：
? 基于计算机网络环境下的项目管理信息门户网站。
? 项目管理信息系统的重点由数据库管理到信息共享。
? 在有条件的企业，项目管理软件将充分与现有的大型信息管理系统整合，发挥各自的作用。
总体来说，现代项目管理软件将朝着网络化，信息共享化，多系统整合方向发展。但需强调的是我们并不是说一定要有完整的项目管理软件与大型信息管理系统，我们可以在项目管理软件增加适合自己的模块。加强系统整合的目的是为了充分利用现有资源，加快项目管理在企业的实施。能够为后续的项目管理的深入发展在平台、人员理念和方法等诸多方面提供铺垫。
总之，基于网络化、整合后的现代项目管理软件具有彻底的优势：项目资源可以更加方便地从一个项目释放出来并注入另外一个项目；由于可以更加方便的获取信息，项目经理的管理驾驭能力更强；项目组成员也拥有更多的信息以至于可以参与更新项目计划并且可以细化自己的任务领域。未来的项目管理软件将是一个虚拟的网络管理平台。
参考文献
1．中国项目管理知识体系与国际项目管理专业资质认证标准 中国项目管理研究委员会。
2．产品数据管理系统功能分析 王建民 肖可 孙家广 （清华大学国家CAD支撑软件工程中心）
页:
[1]